assistant and office manager

Обязанности:

• Осуществляетработу по организационно-техническому обеспечениюадминистративно-распорядительной деятельности руководителей.

• Принимаетпоступающую на рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствии спринятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем дляиспользования в процессе работы либо подготовки ответов.

• Ведетделопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютернойтехники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации приподготовке и принятии решений.

• Составляети отправляет ежемесячные / квартальные , годовой отчеты по ТОО для ШК

• Обеспечиваетхранение и систематизацию документации в надлежащем виде.

• Принимаетдокументы и личные заявления на подпись руководителей.

• Подготавливаетдокументы и материалы, необходимые для работы руководителей.

• Следитза своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями иконкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись,обеспечивает их качественное редактирование.

• Организуетпроведение телефонных переговоров, записывает в отсутствие полученнуюинформацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимаетинформацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы,своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

• Попоручению руководителей составляет письма, запросы, другие документы, готовитответы отправителям/авторам писем.

• Выполняетработу по подготовке заседаний, совещаний, семинаров и др. проводимых руководством(сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и местепроведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколызаседаний и совещаний.

• Осуществляетконтроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей,взятых на контроль.

• Обеспечиваетрабочее место руководителей необходимыми средствами организационной техники,канцелярскими принадлежностями, создает условия, поддерживающие эффективнуюработу.

• Печатаетпо указанию руководителей служебные материалы, необходимые для его работы иливводит текущую информацию в банк данных.

• Организуетприем посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений.

• Формируетдела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность ив установленные сроки сдает в архив.

• Выполняетотдельные служебные поручения руководителей:

• Организуетделовые поездки руководства.

• Оформляетавансовые и командировочные документы руководителей.

• Тесносотрудничает с административными и оперативными отделами ТОО.

• Составляетпрезентационные материалы о деятельности компании.

• Выполняетзаказы на офисную продукцию, SIM-карты

Требования:

• Высшееобразование со стажем работы не менее 2 лет на аналогичной позиции -ассистентом или офис менеджером.

• Опытв организации делопроизводства.

• Иностранныеязыки – английский и/или немецкий.

• Пониманиепорядка систематизации, учета и ведения документации с использованиемсовременных информационных технологий.

• Опытработы со средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Organization: Siemens Healthineers

Company: Siemens Healthcare Limited Liability Partnership

Experience Level: Experienced Professional

Job Type: Full-time