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Executive Assistant, Adjoint(e) de direction

Autodesk

Autodesk gives you the power to make anything.

Job Requisition ID #

21WD55197

Position Overview

At Autodesk, we are obsessed with building tools for people who imagine, design, and make a better world for the 10 billion people living on our planet. Our clients make the tallest buildings in the world, innovate on new green, affordable housing for low income communities, put rockets into space, 3d print affordable prosthetic limbs, and bring stories and experiences to life that leap off the screen and inspire the world. Helping those teams do what they do better, faster and with less negative impact on the world is the mission that pulls us all out of bed every morning.

We’re on the search for an experienced Executive Assistant to join our Entertainment and Media Solutions (EMS) team! As Executive Assistant, you’ll provide administrative support to the Vice President of Cloud Environment & Services as well as the senior staff, by acting as a facilitator and liaison for the team. You will work predominantly with the VP and her staff. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team. This role will be based in our Boston Office.

Responsibilities

COORDINATION ACTIVITIES

Manages and maintains calendars. Schedules, plans, and coordinates events and meetings onsite and offsite, including research and preparation of meeting materials. Proactively prepare agendas and meeting materials, record meeting minutes, and coordinate all meeting logistics, including working with the Autodesk special events team as needed. Ensures meeting attendees have appropriate information including directions and maps. May track action items and communicate status

Makes business travel arrangements and manages and communicates travel itineraries. May manage travel accounts including mileage cards. Works closely with Corporate Travel to schedule and change itineraries. May research and obtain travel visas. In some cases, may travel with executive

Work with team to arrange virtual and in person team offsites including organizing of logistics, on site amenities and activities

Develops and maintains positive working relationships with staff, internal departments and outside parties, including high-level contacts of a sensitive nature. Manages information flow within and outside of division or business unit

ADMINISTRATIVE ACTIVITIES

Maintains confidential material related to employees and company operations. Coordinates new hire processing. Tracks and records performance on division or business unit goals. May track expenditures related to employee rewards programs or coordinate and compile feedback for performance reviews

Prioritizes emails for follow up by executive. May direct emails to other parties for response. Pro-actively escalates issues that need manager’s immediate attention

May maintain email aliases, distribution lists and shared directories, including maintaining permissions. Manages information by organizing and tracking on databases to synthesize and generate reports

Organize quarterly All Hands meeting in person and via zoom webinar

Tracks executive expenses and generates expense reports. Monitors purchasing software system notifications and approves on behalf of executive if appropriate. Works with Accounts Payable in order to ensure department bills are paid in a timely manner. May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management. May manage budget and departmental costs, including reclassifications as necessary

Drafts letters, memos and emails. Responsible for general office administration tasks such as filing, copying, collating/stapling, etc. May work with Facilities department to coordinate space planning for division or business unit

Creates presentations and maintains organization charts. May be responsible for maintaining and updating websites, including building or redesigning pages

The Ideal Candidate:

  • You have a lot of initiative and are a self-starter. You enjoy working on complex assignments with a team or by yourself to get things done
  • You enjoy working with other people-You believe that a high functioning team is critical to success. You enjoy reaching out and building productive working relationships with people across all levels and take a customer service orientation when supporting the team
  • You are a successful multi-tasker-You know how to prioritize multiple projects and responsibilities at a single time and ensure things are done on time and within budget
  • You are extremely organized-You can maintain large amounts of information in an organized way
  • You are adaptable-You work well in fast-paced environments, you’re a quick learner, and always ready to lend a hand

Minimum Qualifications:

  • 4-6 years’ experience providing administrative support for senior level executive
  • Ability to work in a fast-paced work environment that requires strong multitasking skills, time management, and self-starter mentality
  • Willing to adapt to rapidly changing environment and new processes and responsibilities
  • Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines
  • Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint
  • Excellent oral and written English communication skills
  • Team player who is results-oriented with strong interpersonal skills
  • Ability to travel to events or internal meetings, locally and internationally as needed

Aperçu du poste

Chez Autodesk, nous sommes passionnés par la création d’outils destinés aux personnes qui imaginent et conçoivent un monde meilleur pour les quelque 10milliards d’habitants de notre planète. Nos clients érigent les plus hauts bâtiments du monde, innovent dans la construction de logements écologiques et abordables pour les communautés à faible revenu, lancent des fusées dans l’espace, fabriquent des prothèses à faible coût grâce à l’impression 3D et donnent vie à des récits et des expériences qui sortent littéralement de l’écran et qui inspirent le monde. Aider ces équipes à faire ce qu’elles font de mieux plus rapidement et avec le moins d’impact négatif possible est la mission qui nous fait sortir du lit tous les matins.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction expérimenté(e) pour joindre notre équipe Entertainment and Media Solutions (EMS)! À titre d’adjoint(e) de direction, vous fournirez un soutien administratif à la vice-présidente de la stratégie EMS et au vice-président, architecte en chef, et agirez comme facilitateur et agent de liaison avec l’équipe. Vous travaillerez principalement avec la vice-présidente et son personnel. Vous effectuerez un large éventail de tâches administratives, traiterez des détails de nature sensible et confidentielle, tout en utilisant votre expérience pour résoudre de manière proactive les problèmes potentiels et assurer le bon fonctionnement de l’équipe. Ce poste sera basé dans notre bureau de Boston.

Responsabilités

ACTIVITÉS DE COORDINATION

Gérer et tenir à jour les calendriers. Programmer, planifier et coordonner les événements et les réunions sur place et hors site, y compris la recherche et la préparation du matériel de réunion. Préparer de manière proactive les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les procès-verbaux des réunions et coordonner tous les aspects logistiques des réunions, en collaborant avec l’équipe chargée des événements spéciaux d’Autodesk si nécessaire. Veiller à ce que les participants à la réunion disposent de toutes les informations pertinentes, y compris des itinéraires et des cartes. Assurer le suivi des mesures à prendre et communiquer leur état d’avancement.

Organiser les voyages d’affaires; planifier et communiquer les itinéraires de voyage. Pourrait également devoir gérer les comptes liés aux déplacements, y compris les fiches de kilométrage. Travailler en étroite collaboration avec Corporate Travel pour planifier et modifier les itinéraires. L’adjoint(e) de direction pourrait également devoir s’informer et obtenir des visas de voyage et pourrait, dans certaines circonstances, être appelé(e) à voyager avec le cadre supérieur.

Collaborer avec l’équipe pour l’organisation des réunions hors site de l’équipe, qu’elles soient en mode virtuel ou en personne, ce qui inclut l’organisation de la logistique, des commodités et des activités sur place.

Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec le personnel, les services internes et les parties externes, y compris les contacts de haut niveau et de nature sensible. Gérer la circulation de l’information à l’intérieur et à l’extérieur de la division ou de l’unité d’entreprise.

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES

Conserver les documents confidentiels relatifs aux employés et aux activités de l’entreprise. Coordonner le traitement des nouvelles embauches. Suivre et enregistrer les performances en fonction des objectifs de la division ou de l’unité d’entreprise. Pourrait devoir assurer le suivi des dépenses liées aux programmes de récompenses des employés, de même que coordonner et compiler les commentaires pour les évaluations de performance

Classer les courriels par ordre de priorité pour que le cadre supérieur y donne suite. Pourrait avoir à diriger les courriels vers d’autres personnes pour qu’elles y répondent. Transmettre de façon proactive les problèmes qui requièrent l’attention immédiate du gestionnaire

Pourrait être appelé(e) à faire la mise à jour des alias de messagerie, des listes de distribution et des répertoires partagés, y compris la mise à jour des autorisations. Gérer l’information en organisant et en assurant le suivi des bases de données pour synthétiser et générer des rapports

Organiser la réunion “ All Hands ” trimestrielle en personne et via le webinaire Zoom

Effectuer le suivi des dépenses des cadres supérieurs et produire des notes de frais. Surveiller les notifications du système du logiciel d’achat et approuver au nom du cadre supérieur, le cas échéant. Collaborer avec le service de la comptabilité pour s’assurer que les factures des différents services sont payées en temps opportun. L’adjoint(e) de direction pourrait être la personne-ressource pour les achats du département, y compris, mais sans s’y limiter, le suivi des ordinateurs et la gestion globale des actifs. Pourrait également être appelé(e) à gérer le budget et les coûts du service, y compris les reclassements au besoin

Rédiger des lettres, des mémos et des courriels. L’adjoint(e) de direction s’acquitte des tâches administratives générales telles que le classement, la copie, l’assemblage/l’agrafage de documents, etc. Pourrait être appelé(e) à travailler avec le service des installations pour coordonner la planification de l’espace pour la division ou l’unité d’entreprise

Créer des présentations et tenir à jour les organigrammes. Pourrait être responsable de la maintenance et de la mise à jour des sites Web, y compris de la création ou de la refonte de pages

Le candidat ou la candidate idéal(e):

  • Vous faites preuve de beaucoup d’initiative et d’autonomie. Vous aimez travailler sur des tâches complexes en équipe ou de façon autonome pour faire avancer les choses
  • Vous aimez la collaboration – vous êtes d’avis que le succès repose sur une équipe efficace. Vous aimez établir des relations de travail productives avec des personnes de tous les niveaux et vous adoptez une approche axée sur le service à la clientèle lorsque vous apportez votre soutien à l’équipe
  • Vous êtes en mesure d’exécuter plusieurs tâches à la fois – vous êtes capable d’établir la priorité de plusieurs dossiers et responsabilités, et vous veillez à ce que les choses soient réalisées en respectant les échéances et le budget
  • Vous êtes extrêmement organisé(e) – vous pouvez conserver et classer de grandes quantités d’informations de manière organisée
  • Vous vous adaptez facilement – vous travaillez efficacement dans des environnements au rythme soutenu, vous apprenez vite et vous êtes toujours prêt(e) à donner un coup de main

Qualifications minimales:

  • 4 à 6ans d’expérience dans un poste de soutien administratif pour des cadres supérieurs
  • Capacité à travailler dans un environnement de travail au rythme soutenu qui exige de solides compétences à exécuter plusieurs tâches simultanément, une excellente gestion du temps et un esprit d’initiative
  • Être en mesure de s’adapter à un environnement en évolution rapide et à de nouveaux processus et responsabilités
  • Capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les échéances
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, des systèmes d’exploitation Mac et Windows et des applications d’entreprise connexes telles que Slack, Microsoft Teams et Microsoft SharePoint
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais
  • Esprit d’équipe, axé sur les résultats et possédant d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles
  • Être en mesure de se rendre à des événements ou à des réunions internes, localement et à l’internationale, selon les besoins

#LI-POST

At Autodesk, we’re building a diverse workplace and an inclusive culture to give more people the chance to imagine, design, and make a better world. Autodesk is proud to be an equal opportunity employer and considers all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, age, sex, sexual orientation, gender, gender identity, national origin, disability, veteran status or any other legally protected characteristic. We also consider for employment all qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with applicable law.

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