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Administrative Assistant

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Job Requisition ID #

22WD60250

English translation follows French

Présentation du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) expérimenté(e) pour se joindre à notre équipe de marketing de fidélisation! En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), vous fournirez un soutien administratif au(à la) directeur(trice) principal(e) du marketing de fidélisation ainsi qu’au personnel de direction, en agissant à titre de facilitateur(trice) et de point de contact pour l’équipe. Vous travaillerez principalement avec le(la) directeur(trice) principal(e) et son personnel. Vous effectuerez un très grand nombre de tâches, vous vous occuperez d’informations de nature confidentielle et essentielle, tout en vous servant de votre expérience pour examiner de manière proactive les problèmes potentiels et vous assurer que l’équipe fonctionne efficacement. Ce poste pourra être situé n’importe où au Canada.

Responsabilités

  • Gère et tient à jour les échéanciers. Prévoit, planifie et coordonne différents événements et différentes réunions sur site ou hors site, notamment la recherche et la préparation des documents de réunion. Peut assurer le suivi des mesures à prendre et en rendre compte
  • Prend les dispositions nécessaires pour organiser les déplacements professionnels et communiquer les itinéraires. Peut gérer éventuellement les comptes de voyage, y compris les cartes de kilométrage. Travaille en étroite collaboration avec le service chargé des déplacements professionnels pour planifier et modifier les itinéraires. Peut s’occuper éventuellement des recherches et de l’obtention de visas
  • Peut gérer éventuellement des alias de courriel, des listes de distribution et des répertoires partagés, y compris la mise à jour des autorisations. Gère les informations en les organisant et en les suivant dans des bases de données pour les résumer et générer des rapports
  • Assure le suivi des dépenses de la direction et génère des rapports de frais. Surveille les notifications du système logiciel d’achat et les approuve au nom du dirigeant, le cas échéant. Collabore avec le service responsable des comptes fournisseurs pour s’assurer que les factures des services sont réglées rapidement

Exigences minimales

  • 2 à 3années d’expérience en soutien administratif à la haute direction
  • Capacité de travailler dans un environnement de travail dynamique nécessitant une bonne capacité à mener plusieurs tâches de front, une bonne gestion du temps et une mentalité entreprenante
  • Volonté de s’adapter à un environnement très évolutif et à de nouveaux processus et responsabilités
  • Capacité avérée de travailler sous pression, de communiquer efficacement et de respecter les délais
  • Maîtrise de la suite Office de Microsoft, des systèmes d’exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles connexes comme Slack, MicrosoftTeams et MicrosoftSharePoint
  • Excellentes compétences de communication orale et écrite en anglais
  • Esprit d’équipe accompagné de solides compétences relationnelles

La personne idéale

  • Possède beaucoup d’initiative et est une personne entreprenante. Vous aimez travailler sur des tâches complexes en équipe ou seul(e) pour faire avancer les choses
  • Aime travailler avec d’autres personnes et croit qu’une équipe qui fonctionne bien est essentielle pour réussir. Vous aimez entrer en contact et créer des relations de travail productives avec des personnes à tous les niveaux et adoptez une orientation de service aux clients en apportant votre soutien à l’équipe
  • Personne multitâche efficace – Vous savez établir l’ordre de priorité de plusieurs projets et responsabilités au même moment et vous assurer que les choses sont faites à temps et en respectant le budget
  • Personne extrêmement organisée – Vous pouvez gérer de grandes quantités d’informations de manière organisée
  • Polyvalent(e)- Vous évoluez bien dans un environnement dynamique, vous apprenez vite et vous êtes une personne qui est toujours prête à donner un coup de main

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Position Overview

We’re on the search for an experienced Administrative Assistant to join our Loyalty Marketing team! As an Administrative Assistant, you’ll provide administrative support to the Senior Director of Loyalty Marketing as well as the senior staff, by acting as a facilitator and liaison for the team. You will work predominantly with the Senior Director and his staff. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team. This role will can be based anywhere in Canada.

Responsibilities

  • Manages and maintains calendars. Schedules, plans, and coordinates events and meetings onsite and offsite, including research and preparation of meeting materials. May track action items and communicate status
  • Makes business travel arrangements and manages and communicates travel itineraries. May manage travel accounts including mileage cards. Works closely with Corporate Travel to schedule and change itineraries. May research and obtain travel visas
  • May maintain email aliases, distribution lists and shared directories, including maintaining permissions. Manages information by organizing and tracking on databases to synthesize and generate reports
  • Tracks executive expenses and generates expense reports. Monitors purchasing software system notifications and approves on behalf of executive if appropriate. Works with Accounts Payable in order to ensure department bills are paid in a timely manner

Minimum Qualifications

  • 2-3 years’ experience providing administrative support for senior level executive
  • Ability to work in a fast-paced work environment that requires strong multitasking skills, time management, and self-starter mentality
  • Willing to adapt to rapidly changing environment and new processes and responsibilities
  • Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines
  • Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint
  • Excellent oral and written English communication skills
  • Team player who is results-oriented with strong interpersonal skills

The Ideal Candidate

  • Have a lot of initiative and are a self-starter. You enjoy working on complex assignments with a team or by yourself to get things done
  • Enjoys working with other people-You believe that a high functioning team is critical to success. You enjoy reaching out and building productive working relationships with people across all levels and take a customer service orientation when supporting the team
  • A successful multi-tasker-You know how to prioritize multiple projects and responsibilities at a single time and ensure things are done on time and within budget
  • Are extremely organized-You can maintain large amounts of information in an organized way
  • Adaptable-You work well in fast-paced environments, you’re a quick learner, and always ready to lend a hand

At Autodesk, we’re building a diverse workplace and an inclusive culture to give more people the chance to imagine, design, and make a better world. Autodesk is proud to be an equal opportunity employer and considers all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, age, sex, sexual orientation, gender, gender identity, national origin, disability, veteran status or any other legally protected characteristic. We also consider for employment all qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with applicable law.

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