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Coordonnateur(trice) des installations | Facilities Coordinator

Autodesk

Autodesk gives you the power to make anything.

Job Requisition ID #

22WD60358

Présentation du poste

Sous la direction du(de la) responsable des installations, le(la) coordinateur(trice) des installations agit à titre de point de contact principal pour le bureau d’Autodesk à Montréal. La personne idéale doit posséder une expérience de l’exploitation des installations dans un environnement de bureau de haute technologie et une capacité avérée à nouer et à maintenir des relations de travail de haut niveau avec les gestionnaires, les collègues et les fournisseurs.

Responsabilités

  • Favorise de manière proactive des contacts réguliers, noue et maintient des relations de travail positives avec les gestionnaires de service pour comprendre leurs besoins et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes. Est en mesure de comprendre et d’équilibrer les besoins de chaque service avec les besoins généraux du site
  • Noue et maintient des relations de travail positives avec les propriétaires ou les gestionnaires immobiliers et les fournisseurs de services externes. Maintient ses connaissances du manuel des politiques et des procédures de gestion des bâtiments et tient à jour les fichiers spécifiques aux bâtiments
  • Surveille les vendeurs immobiliers, y compris le personnel du service de nettoyage et d’entretien et les préposés au nettoyage
  • Fournit une assistance technique pour les présentations audiovisuelles et gère l’entretien et l’étalonnage de ces systèmes
  • Surveille les tickets de demande de service (demandes d’action ou DA) pour le service, les réparations et l’entretien, en déterminant la nature du ou des problèmes et en remplissant la demande ou en recommandant des solutions appropriées aux clients dans un délai convenable. Coordonne le travail avec les fournisseurs externes afin de répondre aux demandes, au besoin
  • Effectue des inspections en continu de l’entretien des installations des aires publiques et communes en effectuant des “visites” du site pour assurer la conformité aux règlements locaux en matière de santé et de sécurité. Modélise les politiques de sécurité de l’entreprise et participe aux efforts de l’équipe d’intervention en cas d’urgence
  • Réalise divers projets d’exploitation des installations, comme la coordination des fournisseurs pour les rénovations intérieures comme la peinture, le remplacement de tapis, les petits projets de mobilier de bureau, la planification de l’espace et la réparation des bâtiments. Communique l’état et l’échéancier de ces projets d’entretien des installations, des améliorations et des changements aux occupants du site
  • Supervise les services d’expédition/de réception et de courrier de l’entreprise
  • Contribue aux programmes d’installations couvrant la préparation et le rétablissement en cas de catastrophe et coordonne, en collaboration avec la division du siège social, la mise en œuvre du plan d’intervention en cas d’urgence à l’échelle de l’entreprise
  • Coordonner avec le(la) gestionnaire le budget des installations et la communication des renseignements financiers
  • Surveille la circulation des employés et des visiteurs qui entrent et sortent des immeubles. S’assure que personne ne pénètre dans les immeubles sans autorisation. S’assure que les employés utilisent les bons badges d’accès. Alerte le personnel des installations, des bâtiments et de la sécurité de toute perturbation ou situation potentiellement dangereuse. Est formé(e) sur les systèmes d’alarme et intervient en cas d’urgence
  • Maintient l’apparence professionnelle du hall de l’édifice, de la zone de réception, de l’espace d’information de la clientèle et des zones de restauration. Gère le programme de nettoyage écologique par l’entremise des relations avec les fournisseurs
  • Effectue la mise en place et le démontage des salles polyvalentes, des salles de conférence et des salles de formation en fonction des directives du(de la) gestionnaire
  • Se tient au courant des produits et de l’actualité de l’entreprise en lisant les nouvelles, les annonces et les brochures sur les produits
  • Peut gérer le système de stationnement ou de permis de stationnement de l’entreprise pour les terrains des édifices
  • Aide aux achats, au paiement et au suivi relatifs aux services en ce qui concerne les fournisseurs. Travaille avec les services d’approvisionnement et de comptes fournisseurs pour s’assurer que les factures des services sont payées dans un délai convenable

Exigences minimales

  • Expérience pertinentes en gestion des installations
  • Orienté(e) vers le service à la clientèle: comportement agréable, amical, joyeux, énergique, ambitieux, courtois et professionnel
  • Expérience en gestion des fournisseurs et en mise en œuvre du programme de sécurité de l’entreprise
  • Excellentes compétences de communication écrite et orale (français et anglais) et maîtrise des applications Microsoft Office (Excel), nécessaires
  • Capacité de soulever 22,7kg (50lb)
  • Motivation personnelle, respect des délais et capacité d’effectuer les tâches avec un minimum de supervision et de directives
  • Compétences administratives avérées dans un environnement de bureau, y compris la tenue de dossiers
  • Disponibilité sur appel après les heures d’ouverture et la fin de semaine pour des problèmes d’entretien urgents

Compétences souhaitées

  • Diplôme associé, IFMA ou accréditation similaire ou équivalente
  • Expérience avec la gestion durable du fonctionnement des bâtiments. La certification de professionnel(le) accrédité(e) LEED est un plus
  • Expérience directe antérieure avec la relocalisation de bureau
  • Expérience technique avec les systèmes de contrôle des bâtiments, les systèmes environnementaux et l’audiovisuel souhaitée
  • Expérience avec les systèmes de gestion de l’entretien informatisés et la gestion de la sous-traitance; des compétences en gestion de la sécurité des personnes, en gestion de l’énergie et en élaboration de procédures d’exploitation normalisées sont un plus

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Position Overview

Reporting to the Facility Manager, the Facility Coordinator acts as the main point of contact for Autodesk’s Montreal office. The ideal candidate should have facilities operations experience within a high technology office environment and a demonstrated ability to develop and maintain high-level working relationships with managers, co-workers, and vendors.

Responsibilities

  • Proactively initiates regular contact, develops and maintains positive working relationships with department managers to understand their needs and takes appropriate actions to resolve issues. Must be able to understand and balance the needs of each department with overall site needs
  • Develops and maintains positive working relationships with landlord and/or property management and external service vendors. Maintains knowledge of building management’s policies and procedures manual and maintains building specific files
  • Monitors building vendors, including janitorial, day porter, and maintenance staff
  • Provides technical assistance with audio visual presentations and manages maintenance and calibration of such systems
  • Monitors service request tickets (Action Requests or AR’s) for service, repairs & maintenance, determining the nature of the problem(s) and either completing the request or recommending appropriate solutions to customers in a timely manner. Coordinates work with outside vendors to complete requests as needed
  • Performs ongoing facilities maintenance inspections of public and common areas by conducting “walk-throughs” of site to ensure compliance with local health and safety regulations. Models company safety policies and participates in Emergency Response Team efforts
  • Complete various Facilities Operations Projects such as coordinating vendors for interior refurbishments such as painting, carpet replacement, small office furniture projects, space planning and building repair. Communicates status and timeline of these facility maintenance projects, enhancements, and changes to site occupants
  • Oversees shipping/receiving and company mail services
  • Contributes to facility programs covering disaster preparedness and recovery and coordinates with Headquarters division to implement company-wide emergency response plan
  • Coordinates with manager on facilities budget and for reporting financial information
  • Monitors employee and visitor flow in and out of building(s). Ensures that unauthorized individuals are not granted access to the buildings. Ensures that employees are using proper access badges. Alerts Facilities, Building and Security staff of any disturbances or potentially dangerous situations. May be trained on alarm systems and provide first level response
  • Maintains professional appearance of building lobby, reception area, customer briefing center and foodservice areas. Manages Green Cleaning program through vendor relationship
  • Performs set-ups and tear-downs of multi-purpose, conference, and training rooms as directed by manager
  • Maintains current knowledge base of Company products and information by reading Company news, announcements, and product brochures
  • May manage company parking or parking permit system for the building lots
  • Assists with departmental purchases, payment and tracking as pertains to vendors. Works with Procurement and Accounts Payable departments to ensure department bills are paid in a timely manner

Minimum Qualifications

  • Relevant facilities experience
  • Customer service oriented – pleasant, friendly, cheerful, energetic, ambitious, courteous and professional demeanor
  • Experience with vendor management and the implementation of the corporate safety program
  • Excellent oral and written skills (French & English) and proficiency with all Microsoft Office (Excel) applications is required
  • Ability to lift 50 pounds
  • Self-motivated, meet deadlines and carry out duties with minimal supervision and instruction
  • Proven administrative skills in an office environment including maintaining records
  • To be available on-call afterhours and on weekends for emergency maintenance issues

Preferred Qualifications

  • Associate’s degree, IFMA or similar accreditation or equivalent
  • Experience with sustainable building operations. LEED AP is a plus
  • Past direct experience with office relocation(s)
  • Technical experience with building control systems, environmental systems and audio/visual preferred
  • Experience with computerized maintenance management systems, subcontract management, life safety management skills, energy management and the development of standardized operating procedures are a plus

#LI-POST

At Autodesk, we’re building a diverse workplace and an inclusive culture to give more people the chance to imagine, design, and make a better world. Autodesk is proud to be an equal opportunity employer and considers all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, age, sex, sexual orientation, gender, gender identity, national origin, disability, veteran status or any other legally protected characteristic. We also consider for employment all qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with applicable law.

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