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Executive Assistant, UX Design | Adjoint(e) Exécutif(ve)

Autodesk

Autodesk gives you the power to make anything.

Job Requisition ID #

22WD55641

Position Overview
We’re on the search for an experienced Executive Assistant to join our Entertainment and Media Solutions (EMS) team! As Executive Assistant, you’ll provide administrative support to the Vice President of UX Design and extended team, by acting as a facilitator and liaison for the team. You will work predominantly with the VP and his staff. You will perform a wide array of tasks, handle confidential information, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team.

This position is #hybrid eligible.

Responsibilities

  • Manages and maintains calendars: schedules, plans, and coordinates events and meetings onsite and offsite, including research and preparation of meeting materials
  • Proactively prepare agendas and meeting materials, record meeting minutes, and coordinate all meeting logistics, including working with the Autodesk special events team as needed
  • Ensures meeting attendees have appropriate information including directions and maps. May track action items and communicate status
  • Makes business travel arrangements and manages and communicates travel itineraries
  • Work with team to arrange virtual and in person team off-sites including organizing of logistics, on site amenities and activities
  • Develops and maintains positive working relationships with staff, internal departments and outside parties, including high-level contacts of a sensitive nature. Manages information flow within and outside of division or business unit

ADMINISTRATIVE DUTIES

  • Maintains confidential material related to employees and company operations. Coordinates new hire processing. Tracks and records performance on division or business unit goals
  • Prioritizes emails for follow up by executive and pro-actively escalates issues that requires immediate attention
  • Manages information by organizing and tracking on databases to synthesize and generate reports
  • Organizes quarterly staff meetings (virtual or in-person)
  • Tracks executive expenses and generates expense reports. Monitors purchasing software system notifications and approves on behalf of executive if appropriate
  • Works with Accounts Payable in order to ensure department bills are paid in a timely manner. May manage budget and departmental costs, including reclassifications as necessary
  • Responsible for general office administration and for drafting memos, communications, emails, etc. May work with our Facilities department to coordinate space planning for our teams
  • Creates presentations and maintains organization charts. May be responsible for maintaining and updating websites, including building or redesigning web pages (as needed)

Minimum Qualifications

  • 4-6 years’ experience providing administrative support for senior level executive
  • Ability to work in a fast-paced work environment that requires strong multitasking skills, time management, and self-starter mentality
  • Willing to adapt to rapidly changing environment and new processes and responsibilities
  • Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines
  • Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint
  • Excellent oral and written English communication skills
  • Team player who is results-oriented with strong interpersonal skills
  • Ability to travel to events or internal meetings, locally and internationally (when possible and as needed)

The Ideal Candidate

  • You have a lot of initiative and are a self-starter: You enjoy working on complex assignments with a team or by yourself to get things done
  • Enjoy working with other people: You believe that a high functioning team is critical to success. You enjoy reaching out and building productive working relationships with people across all levels and take a customer service orientation when supporting the team
  • Successful multi-tasker: You know how to prioritize multiple projects and responsibilities at a single time and ensure things are done on time and within budget
  • Extremely organized: You can maintain large amounts of information in an organized way
  • Adaptable: You work well in fast-paced environments, you’re a quick learner, and always ready to lend a hand

#LI-POST

#LI-Hybrid

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Chez Autodesk, nous sommes passionnés par la création d’outils destinés aux personnes qui imaginent et conçoivent un monde meilleur pour les quelque 10 milliards d’habitants de notre planète. Nos clients bâtissent les plus hauts bâtiments du monde, innovent dans la construction de logements écologiques et abordables pour les communautés à faible revenu, lancent des fusées dans l’espace, fabriquent des prothèses à faible coût grâce à l’impression 3D et donnent vie à des récits et des expériences qui sortent littéralement de l’écran et qui inspirent le monde. Aider ces équipes à faire ce qu’elles font de mieux plus rapidement et avec le moins d’impact négatif possible est la mission qui nous fait sortir du lit tous les matins.

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) pour joindre notre de Médias et Divertissements. Vous vous rapporterez à notre Vice Président, UX Design et vous soutiendrez son équide de direction, en étant responsable de tous les processus administratifs. Vous agirez comme facilitateur(trice) et agent(e) de liaison avec les différentes équipes sous la responsabilité du VP. Vous effectuerez un large éventail de tâches administratives et de coordination, traiterez de l’information de nature sensible et confidentielle, tout en utilisant votre expérience pour résoudre de manière proactive les problèmes potentiels et assurer le bon fonctionnement de l’équipe.

Responsabilités Principales

ACTIVITÉS DE COORDINATION

  • Gérer et tenir à jour les calendriers: programmer, planifier et coordonner les événements et les réunions sur place et hors site, y compris la recherche et la préparation du matériel de réunion.
  • Préparer de manière proactive les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les procès-verbaux des réunions et coordonner tous les aspects logistiques des réunions, en collaborant avec l’équipe chargée des événements spéciaux d’Autodesk si nécessaire.
  • Veiller à ce que les participants à la réunion disposent de toutes les informations pertinentes, y compris des itinéraires et des cartes. Assurer le suivi des mesures à prendre et communiquer leur état d’avancement.
  • Organiser les voyages d’affaires; planifier et communiquer les itinéraires de voyage. Travailler en étroite collaboration avec Corporate Travel pour planifier et modifier les itinéraires.
  • S’informer et obtenir des visas de voyage lorsque requis, être appelé(e) et disponible à voyager, au besoin.
  • Collaborer avec l’équipe pour l’organisation des réunions offsite, qu’elles soient en mode virtuel ou en personne, ce qui inclut l’organisation de la logistique, des commodités et des activités sur place.
  • Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec le personnel, les services internes et les fournisseurs et partenaires d’affaires externes, y compris les contacts de haut niveau (VIP) et de nature sensible.
  • Gérer la circulation de l’information à l’intérieur et à l’extérieur de la division ou de l’équipe de travail.

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES

  • Conserver les documents confidentiels relatifs aux employés et aux activités de l’entreprise. Coordonner le traitement des nouvelles embauches.
  • Suivre et enregistrer les performances en fonction des objectifs de la division ou de l’unité d’entreprise.
  • Classer les courriels par ordre de priorité pour que le cadre supérieur y donne suite. Transmettre de façon proactive les problèmes qui requièrent l’attention immédiate du gestionnaire
  • Gérer un volume important d’information provenant de diverses sources, organiser et assurer les suivis nécessaires, organiser et mettre à jour nos bases de données pour synthétiser et générer des rapports.
  • Organiser les réunions d’équipes mensuelles et trimestrielles (virtuels ou en personne)
  • Collaborer avec le service de la comptabilité pour s’assurer que les factures des différents services sont payées dans les délais requis
  • Autres tâches reliées à la gestion du budget et gestion des ressources pour les équipes.
  • Créer des présentations et tenir à jour les organigrammes. Pourrait être responsable de la maintenance et de la mise à jour des sites Web, y compris de la création ou de la refonte de pages web
  • S’acquitter des tâches administratives générales telles que le classement, documentation, rédiger des lettres, des mémos et des courriels.
  • À l’occasion, travailler avec le service des installations pour coordonner la planification de l’espace des équipes

Qualifications Minimales

  • 4 à 6 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif pour des cadres supérieurs
  • Capacité à travailler dans un environnement de travail au rythme soutenu qui exige de solides compétences à exécuter plusieurs tâches simultanément, une excellente gestion du temps et un esprit d’initiative
  • Être en mesure de s’adapter à un environnement en évolution rapide et à de nouveaux processus et responsabilités
  • Capacité marquée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les échéances
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, des systèmes d’exploitation Mac et Windows et des applications d’entreprise connexes telles que Slack, Microsoft Teams et Microsoft SharePoint
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais
  • Esprit d’équipe, axé sur les résultats et possédant d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles
  • Disponible pour participer à des évènements ou à des réunions et pour voyager de temps en temps (lorsque possible et au besoin)

Le/ La candidat(e) idéal(e)

  • Vous faites preuve de beaucoup d’initiative et d’autonomie. Vous aimez travailler sur des tâches complexes en équipe ou de façon autonome pour faire avancer les choses
  • Vous aimez la collaboration – vous êtes d’avis que le succès repose sur une équipe efficace. Vous aimez établir des relations de travail productives avec des personnes de tous les niveaux et vous adoptez une approche axée sur le service à la clientèle lorsque vous apportez votre soutien à l’équipe
  • Vous êtes en mesure d’exécuter plusieurs tâches à la fois – vous êtes capable d’établir la priorité de plusieurs dossiers et responsabilités, et vous veillez à ce que les choses soient réalisées en respectant les échéances et le budget
  • Vous êtes extrêmement organisé(e) – vous pouvez conserver et classer de grandes quantités d’informations de manière organisée
  • Vous vous adaptez facilement – vous travaillez efficacement dans des environnements au rythme soutenu, vous apprenez vite et vous êtes toujours prêt(e) à donner un coup de main

At Autodesk, we’re building a diverse workplace and an inclusive culture to give more people the chance to imagine, design, and make a better world. Autodesk is proud to be an equal opportunity employer and considers all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, age, sex, sexual orientation, gender, gender identity, national origin, disability, veteran status or any other legally protected characteristic. We also consider for employment all qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with applicable law.

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